Organisation des tâches bénévoles

• Gestion administrative et comptable (en liaison avec le CAC-Sud)
• Demandes de subventions (en liaison avec le CAC-Sud) : identifier les pourvoyeurs, réunir les pièces nécessaires et suivre les dossiers.
• Communication avec les collectivités et administrations de tutelle
• Relations avec les associations partenaires : établissements de conventions, représentation dans les CA des partenaires (CAC-Sud22, UBAPAR, Institut du Galo, BCD, Radios, …)

Le soutien a la langue de Haute-Bretagne a été la motivation principale de création du festival en 1979 et cet axe doit rester central. Cette commission transversale a pour mission de coordonner tous les aspects de ce soutien au sein de l’association :

• utilisation du gallo dans la communication, la signalétique et la vie de tous les jours ;
• mise en place de partenariats avec les autres associations gallésantes ;
• définition de la politique pédagogique autour du gallo : langue, conte, chant, théâtre, camps bilingues ….
• aide à la création artistique autour du gallo

• Recruter et organiser les bénévoles « permanents »
• Faciliter la communication entre les bénévoles (site privé)
• Organisation du bénévolat du festival : définition des besoins et fiches de postes
• Gérer la campagne de recrutement des bénévoles « festival »
• Suivre et coordonner le travail des bénévoles durant le festival
• Organiser la fête des bénévoles à l'automne

• Maintenir et faire évoluer l’infrastructure informatique et internet de l’association : hébergement, sites web, cloud, applications
• Suivre le matériel informatique de l’association
• Point web durant le festival : installation et suivi technique sur la durée du festival.

Avec deux sous-groupes :

• Choisir les stages (nombre, nature) et les enseignants
• Suivre les contrats des enseignants en liaison avec le CAC-Sud 22
• Suivre les inscriptions en stages en liaison avec le CAC-Sud 22
• Distribuer et préparer les salles de stages … et contrôle en fin de festival

• Etablir un règlement intérieur (précisant notamment les délais de réponse aux différentes phases)
• Choisir et contacter des groupes
• Etablir les contrats et fiches techniques correspondant à nos possibilités techniques et financières
• Suivre des retours de contrats en liaison avec le CAC-Sud 22
• Accueillir et payer les groupes durant le festival
• Gérer les relations avec les associations partenaires qui proposent des activités durant le festival

• Préparer les supports de communication : communiqués de presse bilingues, affiches, dépliants en liaison avec Orignal Com
• Mettre à jour le site internet et communiquer sur les réseaux sociaux
• Communiquer avec les médias : presse écrite, radios, voire télévision
• Diffuser les informations au plus près du local : associations, écoles de musique
• Etre présents sur les festivals amis : organisation des tenues de stands et des Beûs Promenou

des bénévoles, des enseignants, des groupes et des festivaliers

• Trouver des lieux d’hébergements chez l’habitant, pour 60 personnes sur Concoret et les communes alentours
• Négocier des accords avec les structures d'hébergement alentour
• Suivre les hébergements durant le festival : accompagner les personnes chez leur hébergeur, régler les problèmes qui peuvent se poser

Cette activité se fait en partenariat avec l'UBAPAR

• Gérer les déclarations administratives en liaison avec le CAC-Sud 22 et l'UBAPAR
• Recruter le personnel nécessaire aux camps
• Etablir et suivre les contrats de travail en liaison avec le CAC-Sud 22 décider des salaires (augmentation à prévoir surtout pour le camp gallo)
• Réunir les équipes avant le festival
• Prévoir les besoins matériels de l’équipe et fournir le nécessaire.

Section très vague car très dépendante des choix d'organisation qui seront pris.

• Faire les choix d'organisation de la restauration et des buvettes (sous-traitance, partenariats, …)
• Prévoir les locations éventuelles de matériel de cuisine ou vaisselle
• Commandes éventuelles de boissons et nourriture pour le festival

• Inventorier et maintenir le matériel propre de l'association : tentes, matériel scénique, décoration, matériel de cuisine, …
• Prévoir les installations nécessaires à faire en amont pour les spectacles
• Prévoir les installations nécessaires pour améliorer l’accueil dans les salles de stage
• Gérer les locations de matériel nécessaires
• Prévoir et mettre en place la décoration festive

Ces dernières années, plusieurs stagiaires s'étaient inscrits pour diffuser l'information des Galèzes autour d'eux ; cette tâche nous semble essentielle car nous savons que le bouche à oreilles est notre meilleur agent publicitaire et nous souhaitons l'organiser mieux en définissant des postes de « Correspondants locaux » qui feront partie de la Commission Communication de l'association. Quelles seront les missions de ces correspondants locaux ?

• contribuer à l'élaboration des documents de communication du festival (affiches, dépliants, dossiers de presse), au moins par une relecture et critique constructive ;
• entretenir des contacts avec les associations, écoles de musique, … susceptibles d'envoyer des stagiaires ou du public aux spectacles ;
• si l'environnement s'y prête, organiser à différents moments de l'année des Beûs Promenou (voir https://assembllees-galezes.bzh/activites/beu_promenou) ;
• et, éventuellement, pour ceux que ça branche, contribuer à l'animation sur les réseaux sociaux en participant à la page Facebook ou animant pourquoi pas un compte instagram ou autre orienté vers les jeunes.

Toutes ces activités ne supposent pas de présence physique à des réunions ; tous les échanges seront gérés via internet ou des conférences virtuelles.