Ici on trouvera les feuilles de route des postes du bureau et des commissions ; bref tout ce qui organise la vie des bénévoles à l'année.
Attention Les commissions n'ont rien à voir avec les équipes de bénévoles festival, décrites dans une autre section ; les commissions fonctionnent tout au long de l'année sur les tâches de gestion courante de l'association.
Première ébauche à compléter.
Pour des raisons pratiques, l'année comptable de l'association va du 1er mars de l'année N au 28-29 février de l'année N+1 et la période d'adhésion des membres du 1er avril au 30 mars. Cependant, le projet principal de l'association est le Festival de juillet dont la préparation commence en septembre de l'année précédente ; il est donc judicieux de faire coïncider le démarrage du chronogramme avec cette période.
Il est présenté en trois volets parallèles : vie de l'association, préparation du festival, gestion ACM/Camp-Galo.
| Période | Vie de l'association | Préparation du festival | Gestion ACM/Camp-Galo |
|---|---|---|---|
| Fin aout | CA de premier bilan du festival | Bilan du festival Fixer les dates et le lieu du prochain | Bilan - Contrôle rangement du matériel |
| Septembre | Contact VRB et Redon pour stand à la Bogue Prévision « Mai du Galo » Prévision repas des bénévoles | Choix des stages, effectifs, structure des spectacles | - |
| Octobre | Stand à la Bogue de Redon Appel aux dons et adhésions anticipées | Contacts avec les associations locale pour anticiper l'organisation Validation de l'équipe d'enseignants C4 :Flyer de préannonce | Vérifier et réactualiser le projet éducatif de l'association |
| Novembre | Préparation du budget prévisionnel CA de validation de la programmation Information à Gallo en Scène | Fixation des tarifs C4 : préparation des documents de comm plaquettes, affiches C8 : choix de la solution de restauration préparation des contrats contrats des enseignants et des artistes | |
| Décembre | Demandes des subventions Demande de stand au Roué Waroc'h | C4 : Conception dépliant stages C5 : Finalisation du programme des spectacles | - |
| Janvier | Recensement dons et déplacements : envoi des CERFA | C4 : diffusion écoles de musique Envoi des contrats aux artistes Revue et actualisation du programme d'inscription C2 : Revue actualisation de l'outil de gestion des bénévoles | Offres d'emploi Directeurs et animateurs |
| Février | Stand au Roué Waroc'h Clôture du budget | C2 : Feuilles de route des bénévoles festival C4 : préparation affiche et livret spectacle | Recrutement des directeurs |
| Mars | Rappel d'adhésion des membres actifs CA préparation AG Convocation à l'Assemblée Générale | Ouverture des inscriptions stagiaires et bénévoles festival C7 : hébergement chez l'habitant : recensement et attribution aux enseignants | Rédaction des projets pédagogiques des camps |
| Avril | Assemblée Générale annonce officielle du festival Contact pour stands à La Bouèze et Monterfil | Suivi des inscriptions | Déclaration initiale des camps à Jeunesse et Sports |
| Mai | CA d'organisation du festival | Suivi des inscriptions C4 : diffusion sur les spectacles C9 : préparation logistique, achat d'équipement C7 :suivi des hébergements stagiaires C8 : réservation tireuse(s) à bière | Contrats de travail des animateurs Vérification matériel Envoi documents aux familles |
| Juin | Stand à La Bouèze Stand à Monterfil | Suivi des inscriptions Récupération d'un fond de caisse C8 : Commande des fournitures d'entretien et de petit déjeuner C8 : achat de boissons Définir salaire des enseignants (avant fin juin) Préparer CEA et GUSO enseignants et artistes (avant le 8/07) | Déclaration complémentaire des camps (au moins quinze jours à l'avance) Embauche des animateurs CEA des animateurs |
| Juillet | Festival | Suivi des inscriptions Anticiper les impressions Montages une semaine avant le festival Rangements | Anticiper les impressions Collectes objets oubliés rangement, vérification et inventaire après festival |
On peut constater sur ce tableau qu'il n'y a guère que le bureau et la commission communication qui fonctionnent de façon continue sur toute l'année ; il est important que cette commission ait un effectif nombreux et largement réparti sur le territoire de Haute-Bretagne afin de diffuser l'information au plus près et au bon endroit. Les tâches étant gérées par les commissions, le rôle du CA est d'informer et coordonner sur l'ensemble ; il y a au normalement 4 réunions de l'ensemble des membres du CA dans l'année.
Les charges horaires correspondant à ces tâches sont détaillées dans chaque fiche de poste ; pour l'ensemble des membres du CA (hors travaux des commissions) elles représentent un total de 2103 h soit 16,4 mois-homme ou presque 1,5 ETP (équivalent temps plein). On peut estimer qu'avec les commissions, ces tâches bénévoles sur l'année (hors festival lui-même) représentent 2 ETP.