Feuilles de route des bénévoles permanents et des commissions

Ici on trouvera les feuilles de route des postes du bureau et des commissions ; bref tout ce qui organise la vie des bénévoles à l'année.
Attention Les commissions n'ont rien à voir avec les équipes de bénévoles festival, décrites dans une autre section ; les commissions fonctionnent tout au long de l'année sur les tâches de gestion courante de l'association.

Les postes de responsabilité de tâches ; leurs titulaires sont membres du CA, les quatre premiers constituent le bureau :
Les commissions, la plupart sont coordonnées par un responsable de tâche, pour les autres, leurs coordinateurs sont membres du CA.
Feuilles de route
en cours de mise à jour

Chronogramme des tâches de l'association

Première ébauche à compléter.

Pour des raisons pratiques, l'année comptable de l'association va du 1er mars de l'année N au 28-29 février de l'année N+1 et la période d'adhésion des membres du 1er avril au 30 mars. Cependant, le projet principal de l'association est le Festival de juillet dont la préparation commence en septembre de l'année précédente ; il est donc judicieux de faire coïncider le démarrage du chronogramme avec cette période.
Il est présenté en trois volets parallèles : vie de l'association, préparation du festival, gestion ACM/Camp-Galo.

Calendrier habituel des tâches sur l'année (premier jet très grossier) :
Période Vie de l'association Préparation du festival Gestion ACM/Camp-Galo
Fin aout CA de premier bilan du festival Bilan du festival
Fixer les dates et le lieu du prochain
Bilan - Contrôle rangement du matériel
Septembre Contact VRB et Redon pour stand à la Bogue
Prévision « Mai du Galo »
Prévision repas des bénévoles
Choix des stages, effectifs, structure des spectacles -
Octobre Stand à la Bogue de Redon
Appel aux dons et adhésions anticipées
Contacts avec les associations locale pour anticiper l'organisation
Validation de l'équipe d'enseignants
C4 :Flyer de préannonce
Vérifier et réactualiser le projet éducatif de l'association
Novembre Préparation du budget prévisionnel
CA de validation de la programmation
Information à Gallo en Scène
Fixation des tarifs
C4 : préparation des documents de comm plaquettes, affiches
C8 : choix de la solution de restauration préparation des contrats
contrats des enseignants et des artistes
Décembre Demandes des subventions
Demande de stand au Roué Waroc'h
C4 : Conception dépliant stages
C5 : Finalisation du programme des spectacles
-
Janvier Recensement dons et déplacements : envoi des CERFA C4 : diffusion écoles de musique
Envoi des contrats aux artistes
Revue et actualisation du programme d'inscription
C2 : Revue actualisation de l'outil de gestion des bénévoles
Offres d'emploi Directeurs et animateurs
Février Stand au Roué Waroc'h
Clôture du budget
C2 : Feuilles de route des bénévoles festival
C4 : préparation affiche et livret spectacle
Recrutement des directeurs
Mars Rappel d'adhésion des membres actifs
CA préparation AG
Convocation à l'Assemblée Générale
Ouverture des inscriptions stagiaires et bénévoles festival
C7 : hébergement chez l'habitant : recensement et attribution aux enseignants
Rédaction des projets pédagogiques des camps
Avril Assemblée Générale annonce officielle du festival
Contact pour stands à La Bouèze et Monterfil
Suivi des inscriptions Déclaration initiale des camps à Jeunesse et Sports
Mai CA d'organisation du festival Suivi des inscriptions
C4 : diffusion sur les spectacles
C9 : préparation logistique, achat d'équipement
C7 :suivi des hébergements stagiaires
C8 : réservation tireuse(s) à bière
Contrats de travail des animateurs
Vérification matériel
Envoi documents aux familles
Juin Stand à La Bouèze
Stand à Monterfil
Suivi des inscriptions
Récupération d'un fond de caisse
C8 : Commande des fournitures d'entretien et de petit déjeuner
C8 : achat de boissons
Définir salaire des enseignants (avant fin juin)
Préparer CEA et GUSO enseignants et artistes (avant le 8/07)
Déclaration complémentaire des camps (au moins quinze jours à l'avance)
Embauche des animateurs
CEA des animateurs
Juillet Festival Suivi des inscriptions
Anticiper les impressions
Montages une semaine avant le festival
Rangements
Anticiper les impressions
Collectes objets oubliés
rangement, vérification et inventaire après festival

On peut constater sur ce tableau qu'il n'y a guère que le bureau et la commission communication qui fonctionnent de façon continue sur toute l'année ; il est important que cette commission ait un effectif nombreux et largement réparti sur le territoire de Haute-Bretagne afin de diffuser l'information au plus près et au bon endroit. Les tâches étant gérées par les commissions, le rôle du CA est d'informer et coordonner sur l'ensemble ; il y a au normalement 4 réunions de l'ensemble des membres du CA dans l'année.

Les charges horaires correspondant à ces tâches sont détaillées dans chaque fiche de poste ; pour l'ensemble des membres du CA (hors travaux des commissions) elles représentent un total de 2103 h soit 16,4 mois-homme ou presque 1,5 ETP (équivalent temps plein). On peut estimer qu'avec les commissions, ces tâches bénévoles sur l'année (hors festival lui-même) représentent 2 ETP.