Fiche de poste du/de la secrétaire
Le rôle et les obligations du secrétaire
Le poste de secrétaire ne requiert pas de connaissances particulières. Toutefois, la personne qui l’occupe doit avoir de la discipline et de la rigueur. Et pour cause, elle a plusieurs missions et doit donc connaître l’association par cœur. Par ailleurs, les actes du secrétaire font foi jusqu’à preuve du contraire.
Parmi ses responsabilités, le secrétaire :
- classe tous les documents relatifs à la vie de l’association ;
- veille au respect des clauses statutaires ;
- assure le suivi des décisions prises en assemblée générale (par exemple informer la préfecture de toute modification des statuts ou dans l’administration dans les délais impartis) ;
- tient à jour le registre spécial d’association conformément à l’article 5 de la loi 1901 1);
- planifie et organise les réunions ;
- convoque les membres aux assemblées générales ;
- établit les procès-verbaux des réunions (AG et CA) ;
- tient à jour le fichier des adhérents ;
Le/la secrétaire mène donc plusieurs missions au sein de l’association. Ainsi, il est amené à collaborer étroitement avec le président, le trésorier et les autres responsables de postes. Les missions de réponse à toutes les demandes et doléances et de veille au respect du calendrier des tâches de l'année ne provoquent pas forcément une charge horaire de travail importante mais supposent une disponibilité constante tout au long de l'année ; pour cette raison, il est souhaitable qu'il/elle soit assisté/e d'un/e secrétaire adjoint/e qui pourra assurer le relais.
Calendrier des tâches
L'activité de l'association a une période de creux au mois d'août après le festival et la préparation du festival suivant démarre en septembre ; il est donc judicieux de faire partir ce calendrier à cette période.
Les temps d'occupation sont exprimés en heures sur la période.
| Période | Tâches | Temps passé |
|---|---|---|
| Fin août | Suivi administratif Rappel des bilans des commissions Préparation et convocation au CA | 8h |
| Septembre | Suivi administratif Mise en forme des bilans Animation CA Rédaction du compte-rendu du CA | 24h |
| Octobre | Suivi administratif Actualisation du modèle de contrats enseignants Préparation et convocation au CA | 20h |
| Novembre | Suivi administratif Animation CA Rédaction du compte-rendu du CA Préparation des demandes de subventions | 34h |
| Décembre | Suivi administratif Demandes de subventions | 40h |
| Janvier | Suivi administratif Fin des demandes de subventions | 20h |
| Février | Suivi administratif | 12h |
| Mars | Suivi administratif Préparation et convocation au CA Animation CA Rappel des adhésions Convocation AG | 28h |
| Avril | Suivi administratif Rédaction du compte-rendu du CA Préparation AG Animation AG Rédaction du compte-rendu AG Déclaration préfecture | 35h |
| Mai | Suivi administratif Préparation et convocation au CA Animation CA Rédaction du compte-rendu AG | 24h |
| Juin | Suivi administratif | 12h |
| Juillet | Suivi administratif Impression des documents (listes, enquêtes, …) avant le festival suivi secrétariat pendant le festival collecte et classement documents et photos après le festival | 50h |
| TOTAUX | 307h 2,4 mh |
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Cette charge horaire peut évidemment être partagée entre secrétaire et secrétaire-adjoint.
Choix d'organisation générale
Comme les bénévoles de l'association sont répartis sur une grand aire géographique nous avons développé des outils partagés utilisables à travers internet pour la gestion de tous nos documents ; en outre toutes les démarches administratives (déclarations, demandes de subventions, etc) se font maintenant en ligne. Les principaux outils que nous utilisons sont :
- un site intranet d'échange avec les bénévoles, les enseignants et les stagiaires ;
- un PAD pour la rédaction collaborative des compte-rendus associé à un outil local de mise en forme en PDF ;
- l'application Galette pour la gestion des adhérents.
Les secrétaires doivent donc être à l'aise avec l'usage des outils bureautiques et des application internet et disposer d'une connexion internet de bonne qualité.