Attention cette page n'est actuellement qu'une première proposition élaborée à partir des échanges d'août et septembre 2013 ; cette proposition demande à être affinée et validée par le CA pour prendre sa forme définitive.
Vos corrections et propositions sont bienvenue sur le forum.
Plan d'organisation du travail
Les réunions d'août et septembre 2013 ont mis en évidence les soucis d'organisation de l'association et ont proposé deux outils pour y remédier :
- la mise en place de commissions
- la définition d'un planning de l'année
Les commissions
Les commissions sont des groupes de quelques personnes pilotées par un membre du bureau et qui ont tout au long de l'année des tâches définies à prendre en charge. Les discussions d'août et septembre ont identifié quatre commissions auxquelles il convient d'ajouter une cinquième chargée de la gestion et une sixième pour les camps gallo. Cette section définit les grandes lignes du rôle de chaque commission, les tâches particulières sont identifiées dans calendrier général.
Les commissions doivent être des petits groupes dont les membre interagissent fréquemment entre eux ; chaque groupe utilisera au mieux les moyens disponibles (rencontres, téléphone, courriels, extranet) en fonction des contraintes et choix de ses participants.
Programmation et stages
Rôle
Cette commission propose les artistes et spectacles pour la programmation des stages et des soirées ; une fois la programmation validée par le CA, elle prend en charge les discussions de contrat et d'organisation pratique avec les artistes et le support technique (fiches techniques des groupes notamment).
Composition
- Animateur : La Présidente Carole ?
- …
Gestion
Rôle
Rédaction et envoi des demandes de subventions. Prise en charge de tous les mouvements d'argent de l'association et tenue des comptes notamment :
- Paiement des factures,
- Feuilles de paie et cachet des artistes et enseignants
- Encaissement des cotisations des stagiaires
- Gestion des adhérents
Composition
- Animateur : Le Trésorier Fernand ?
- …
Communication
Rôle
Coordonne la communication autour des Gallèses sous toutes ses formes : papier (plaquettes, flyers, affiches), media (journaux, radio, télévision) et web. Ce groupe doit produire rapidement (avant janvier 
) un document de référence (dossier de presse) à partir du quel les informations pourront être diffusés sous diverses formes.
Il doit également assurer la communication durant le festival : accueil presse, journal des gallèses sur internet.
Composition
- Animateur : Le Secrétaire Nicolas ?
- Daniel
- …
Intendance
Rôle
Tout ce qui concerne l'intendance durant le festival : coordination de la cuisine et de l'équipe de bénévoles, organisation des apéritifs et des repas, gestion des tables et des chapiteaux … Mais aussi anticipation des problèmes durant l'année (utilisation de verres recyclables, consommation de plus de produits locaux par exemple)
Composition
- Animateur : A définir
- …
Logistique des soirées
Rôle
Prévision et organisation des soirées de spectacle en liaison avec les associations partenaires et les sonorisateurs ; gestion des bénévoles ponctuels de ces soirées.
Composition
- Animateur : A définir
- …
Camps gallo
Rôle
Cette commission doit, en tout premier leu et en liaison avec l'équipe d'encadrement des camps, réfléchir aux objectifs des camps et à leur meilleure intégration dans le festival … et :
- participer au recrutement de l'équipe,
- être présent dans la semaine pour répondre aux demandes et recueillir des informations pour le Journal des Gallèses,
- coordonner la communication dans les écoles de Haute-Bretagne,
- assister aux réunions relatives aux loisirs bilingues.
Composition
- Animateur : Chantal ?
- …
Planning de l'année
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