Feuille de route des fonctions "trésorier" et "trésorier-adjoint"
Dans toute cette page le mot “trésorier” désigne la fonction et est utilisé pour des facilités de lecture/écriture ; il est évident que les postes décrits peuvent être occupés indifféremment par un homme ou une femme et on le verra dans la suite il est indispensable qu'il y ait un.e trésorier.ère adjoint.e ayant et qu'au moins le ou la trésorier.ère ait sa résidence proche du lieu du festival.
Les missions des trésoriers
- définir les objectifs des dépenses à engager pour réaliser le programme d’activité ;
- préparer le budget prévisionnel en accord avec les objectifs à court, moyen et long terme ;
- proposer les objectifs à atteindre sur le plan des ressources ;
- émettre des propositions concernant la gestion.
Pour ce faire, il doit travailler en étroite collaboration avec les membres du bureau, en particulier le président et le secrétaire.
Désigné comme l’organe responsable des comptes de l’association, le trésorier assure la gestion de ses comptes, c’est-à-dire :
- encaisser les cotisations versées par les membres ;
- faire le suivi des dépenses et classer les pièces justificatives y afférentes ;
- classer et archiver les documents ;
- sécuriser les mouvements de fonds et les flux financiers : dépenses, remboursements de frais, investissements, salaires, etc.
- gérer le compte bancaire (suivi des dépenses de la banque) et jouer le rôle d’interlocuteur auprès de la banque ;
- gérer les relations financières en interne et avec les tiers ;
- produire et diffuser l’information financière ;
- participer à l’élaboration des dossiers de demande de subvention, notamment le budget prévu pour chaque activité ;
- établir les comptes annuels et le rapport financier.
Evidemment, ces tâches, il ne les assume pas seul ; son rôle est au contraire de mettre en œuvre et d'animer une organisation où les membres qui sont les plus proches des activités comme les inscriptions ou les achats puissent aisément accomplir les tâches comptables (notamment les saisies de recettes et dépenses) qui y afférent.
Par rapport à ce cadre général les Assemblées Galèzes présentent plusieurs particularités :
- nous employons de façon temporaire des enseignants et des animateurs et nous rémunérons des spectacles soit sous forme de cachets aux artistes, soit sous forme de contrats de cession avec des compagnies ; nous devons donc prendre en charge la gestion des contrats et salaires. Ceci impose un poste de trésorier adjoint qui prenne en charge cette facette en liaison avec la commission « Programmation »
- quand nous organisons des fêtes et pendant le festival, il y a de nombreux mouvements en espèces (billetterie, buvettes, etc) qui occasionnent des pics d'activités ponctuels.
La fonction de trésorier
Par essence cette fonction doit être assurée régulièrement toute l'année mais reste légère (1h ou 2 par semaine) ; elle est conditionnée principalement par les arrivées de factures et de relevés bancaires qu'il faut traiter au fil de l'eau. C'est également le trésorier qui assure le suivi des inscriptions en stages avec les éventuels rappels sur les retard de paiement. C'est typiquement un poste qui peut se gérer à domicile avec peu de déplacements, mais une bonne connexion internet car l'essentiel des tâches sont gérées sur les applications web de comptabilité et de gestion des inscriptions ; par contre, notamment durant le festival, il vaut mieux qu'il soit assez proche du lieu du festival (Concoret) et de l'agence bancaire (CA de Broon actuellement) pour gérer les espèces et chèques.
Il y a cependant quelques points chauds dans l'année qui sont précisés sur le tableau ci-dessus.
La fonction de trésorier adjoint
Elle porte essentiellement sur la gestion des contrats des enseignants et artistes et le suivi administratif des CEA et GUSO. Il y a deux périodes plus chargées au moment de l'émission des contrats à l'automne et de la préparation et règlement des CEA et GUSO avant et pendant le festival. Le reste du temps, il s'agit surtout de suivre les retours des enseignants et artistes (contrats, fiches techniques, documents de communication) … et surtout de les relancer en cas de retard.
Ce poste est naturellement coordinateur de la commission programmation (C5).
Ce poste peut tout à fait se gérer à domicile très loin du lieu du festival (en 2021-22 il était occupé par Bernadette à Toulouse puis en Ariège).
Calendrier des tâches
Depuis 2020, l'année comptable et associative est fixée du 1er mars au 28 ou 29 février de l'année suivante ; l'Assemblée Générale Ordinaire est convoquée fin mars/début avril. Les temps d'occupation sont exprimés en heures sur la période.
Le trésorier est concentré sur les tâches de comptabilité et le trésorier adjoint sur celles liées aux contrats et salaires.
| Période | Trésorier | Trésorier adjoint | ||
|---|---|---|---|---|
| Tâches | Temps passé | Tâches | Temps passé | |
| Mars | Suivi comptable Clôture des comptes Préparation et présentation du rapport financier Point sur les adhérents et rappels de cotisations Paiement des adhésions Suivi des inscriptions | 54h | Suivi des retours de contrats enseignants et artistes | 10h |
| Avril - Mai | Suivi comptable Suivi des inscriptions | 30h | Suivi des retours de contrats enseignants et artistes Rappel des fiches techniques des artistes | 20h |
| Juin → festival | Suivi comptable Suivi des inscriptions Réserver le fond de caisse | 20h | Enregistrement des CEA et GUSO ens et artistes Confirmation plannings et recensement accompagnants Préparation des chèques de salaires | 50h |
| Festival | Accueil des stagiaires encaissement des restes à payer Paiement des factures au fil de l'eau Gestion des caisses bars et spaectacles Suivi comptable | 50h | Remise des salaires et frais de déplacement | 20h |
| Juillet - Août | Paiement des factures Suivi comptable Premier bilan financier | 30h | Suivi administratif des CEA et GUSO, contrôle des charges | 15h |
| Septembre | Suivi comptable | 15h | Organiser les échanges de la commission programmation | 10h |
| Octobre | Suivi comptable | 15h | Rapport de la commission programmation Préparation et envoi des contrats aux enseignants | 20h |
| Novembre | Suivi comptable Préparation du budget prévisionne Appel aux dons défiscalisés | 25h | Suivi contrats enseignants Premiers contacts avec les artistes | 20h |
| Décembre | Suivi comptable Participation aux demandes de subventions Gestion dons et adhésions anticipées | 25h | Suivi contacts enseignants et artistes | 10h |
| Janvier - Février | Suivi comptable Recensement des dons défiscalisés et des relevés kilométriques des bénévoles de l'année ; envoi des formulaires CERFA aux donateurs | 40h | Suivi contacts enseignants et artistes | 20h |
| TOTAUX | 304h 2,37 mh | 195h 1,52 mh |
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Choix d'organisation générale
Depuis 2020, nous utilisons un logiciel de comptabilité en ligne, Garradin, et les contrats de travail sont gérés à l'aide de CEA et de GUSO qui simplifient considérablement les démarches administratives. En outre nous avons un compte HelloAsso qui nous permet d'encaisser les paiements des cotisations, des stages et autres factures, de gérer des billetteries et des appels à dons défiscalisés ; ce compte permet de limiter le nombre de chèques à traiter.
Le trésorier est plutôt centré sur les prévisions et bilans budgétaires, le paiement des factures, les encaissements et le suivi comptable ; le trésorier adjoint sur les contrats enseignants et artistes et le paiement des salaires. Evidemment ils coopèrent étroitement et se partagent les tâches en fonction de leurs disponibilités.
Une comptabilité de trésorerie analytique
Compte-tenu de son budget, du nombre de transactions, clients et fournisseurs, du fait qu'elle n'est pas soumise à la TVA, l'association n'a pas besoin d'avoir recours à une comptabilité d'engagement qui implique un grand nombre d'écritures pour chaque opération. Une comptabilité de trésorerie qui gère les caisses et banques (Classe 5), les dépenses (Classe 6) et les recettes (classe 7) est largement suffisante ; le recours à quelques lignes de la Classe 4 est cependant nécessaire pour gérer des fournisseurs à paiement différé et les passages de dettes et avoirs lors des changements d'exercice.
En outre nous avons absolument besoin d'une partie analytique car nos activités sont très variées et nous devons avoir une visibilité sur le budget propre à chacune d'elle pour faire les bons choix. Nous avons identifié 6 secteurs
- Comptes globaux
- Stages
- CVL-Camp Gallo
- Spectacles
- Restauration semaine
- Fêtes hors festival
Un manuel précise l'organisation comptable et les procédures à appliquer pour chacune des situations
Limiter l'utilisation des chèques
L'utilisation de HelloAsso et du Passe Culture limitent beaucoup l'usage des chèques pour les inscriptions.
Les membres de l'association qui ont une responsabilité de valider des recettes ou de faire des dépenses, doivent avoir un accès à la comptabilité pour pouvoir enregistrer eux-mêmes les opérations qu'ils gèrent ; après tout, ce sont eux qui ont les meilleures informations sur ces opérations. Les membres en question doivent cependant rester en nombre limité et être formés aux bons usages décrits dans le manuel de comptabilité.
Un suivi simplifié des inscriptions
Pour les inscriptions en stages, Daniel a développé une application web dédiée accessible directement par les stagiaires depuis le site public et, en back-office, par les bénévoles sur le site privé ; cette partie back-office prend en charge tout le suivi comptable des inscriptions et génère automatiquement les récépissés et factures ainsi que toutes les écritures relatives aux paiements des stages et séjours (transfert vers Garradin par fichier CSV).