Les formulaires de cette page vous permettent d'enregistrer une ou plusieurs nouvelles inscriptions en stage.
Cette nouvelle version permet d'enregistrer au choix une inscription individuelle, l'inscription d'un stagiaire mineur par son tuteur ou toutes les inscriptions d'une même famille en une seule opération.
L'inscription se déroule en 4 à 6 étapes suivant votre situation :
1 - première identification du commanditaire de la ou des inscriptions à suivre ;
(2) - dans le cas d'une inscription « famille », saisie des noms, prénoms et stages de tous les membres de la famille ;
(3) - saisie et enregistrement des données personnelles du commanditaire,
(4) - s'il s'agit d'un mineur ou d'une famille, saisie et enregistrement des données personnelles du stagiaire
5 - description proprement dite de l'inscription ;
6 - validation des données saisies, enregistrement et édition du ou des récépissés d'inscription ;
7- affichage de la facture famille avec branchement sur HelloAsso pour le paiement immédiat des arrhes.
Les étapes entre parenthèse ne sont pas toujours proposées :
si le commanditaire ou le stagiaire sont déjà référencés dans notre base de données les étapes 3 et 4 sont omises ;
l'étape 2 n'apparaît que dans le cas des familles, les opérations 4 et 5 sont répétées pour chaque membre de la famille.
1 – Première identification
L'identité à saisir en premier est celle du commanditaire ; il n'est pas forcément stagiaire s'il inscrit un enfant mineur ou plusieurs membres de sa famille.
Après avoir saisi son nom, prénom et adresse de courriel (si vous êtes connecté au site ces trois champs sont pré-remplis par votre identité, mais ils sont modifiables), il doit choisir l'une des trois options proposées et répondre aux questions posées dans cette option.
Si l'une des deux premières options est choisie, on passe directement à l'étape 3 ; dans le cas de la famille on va à l'étape 2.
2 – Saisie de la famille
C'est une grille très simple qui répète six fois une série de trois questions : nom, prénom et stage choisi pour chacun des membres de la famille.
3 et 4 –Saisie d'un nouvel adhérent
Ce formulaire collecte les données nécessaires à l'enregistrement dans la base de données des membres. Il n'y a pas de difficulté particulière sur ce formulaire, la validité des champs saisis est contrôlée et plusieurs sont remis en forme automatiquement ; on boucle sur cette grille tant qu'il y a des champs invalides ou manquants.
Pour tous les anciens stagiaires déjà connus, l'étape 3 est sautée et les informations puisées dans la base de données. Si vos données on changé depuis votre dernière inscription (adresse, adresse de courriel, numéro de téléphone) il est préférable d'aller les mettre à jour sur le site Galette avant de faire votre.vos inscription.s.
Pour les enfants avec tuteurs et les membres d'une même famille, les champs relatifs à l'adresse ne sont pas obligatoires, ils récupèrent automatiquement les informations de leur tuteur ; par contre, s'il sont différents il faut les saisir.
Notre base de données Galette ne permet pas d'enregistrer la même adresse de courriel pour deux enregistrements différents ; donc pour les conjoints qui ont la même adresse, il ne faut saisir cette adresse que pour l'un d'eux.
Pour notre système de réduction, une famille est constituée des conjoints et leurs enfants ; afin d'appliquer cette réduction notre base de données retient les liens familiaux. Comme nous ne pouvons pas forcément deviner ces liens familiaux, la dernière question du formulaire est une case à cocher qui vous demande si des membres de votre famille sont déjà connus de l'association ; si vous la cochez, un nouveau cadre s'ouvre où vous pouvez saisir le nom et le prénom de la personne déjà membre.
Cette question n'apparaît pas en mode « famille ».
5 – Saisie de l'inscription
Le formulaire de saisie du stage lui-même ne pose pas de difficulté particulière.
Dans le cas du stage Galo-Garçaille pour les jeunes de 7 à 12 ans il est obligatoire de choisir la formule “CVL”.
Si une personne de la même famille (conjoint ou frère et sœur du stagiaire) a déjà été inscrit pour la même année, il faut cocher la case « Si un autre membre de votre famille est déjà inscrit en stage cette année, cochez ici » à la fin du formulaire et renseigner le formulaire (cette dernière question permet de mémoriser les liens familiaux et de gérer automatiquement l'éventuelle réduction famille). S'il y a plus de deux personnes inscrites dans la même famille, n'importe laquelle des personnes déjà inscrites fera l'affaire à ce niveau.
Cette question n'apparaît pas dans le mode d'inscription « famille ».
Pour les familles les phases 4 et 5 se répètent autant de fois que de stages déclarés en phases 1 et 2.
6 – Validation des inscriptions
Quand toutes les inscriptions ont été saisies, un récapitulatif est affiché. À ce stade aucune information n'a été stockée dans la base de données, il est donc important de valider ce récapitulatif pour enregistrer la ou les inscription(s) (sans quoi elle.s sera.ont perdue.s).
L'activation du bouton « Valider » à droite du formulaire provoque l'enregistrement des adhésions et inscriptions dans la base de données, un récépissé d'inscription en PDF est produit et vous est transmis par courriel pour chaque inscription ; un autre courriel vous confirme votre enregistrement comme adhérent et vous communique votre identifiant et mot de passe pour accéder aux sites privés des Assembllées Galèzes.
Les personnes enregistrées comme adhérentes stagiaires des Assembllées Galèzes le sont jusqu'au 1er avril de l'année suivante.
Le détail de ces opérations est affiché et le bouton en bas de l'écran vous permet d'accéder à l'édition de la facture.
7 – Facturation et paiement
La page suivante affiche la facture comptable de votre.vos inscription.s et vous permet de régler les arrhes.
Pour que votre inscription soit définitive, il faut régler les arrhes. C'est seulement après ce versement que votre.vos inscription.s seront confirmées et c'est la date de votre versement qui définira la date d'inscription.
En dessous de la facture (un lien vous permet de télécharger la version PDF) vous trouverez les explications de paiement et en particulier un lien direct sur le site HelloAsso où vous pouvez payer en ligne par carte bancaire.
En cas d'erreur de saisie, vous pourrez modifier directement les inscriptions de votre famille et imprimer les bulletins d'inscription à partir d'un lien du site privé, ou bien prenez contact avec le responsable.
