Attention //cette page n'est actuellement qu'une première proposition élaborée à partir des échanges d'août et septembre 2013 ; cette proposition demande à être affinée et validée par le CA pour prendre sa forme définitive.//\\ Vos corrections et propositions sont bienvenue sur le **[[blog:forum_org2013:autour_de_l_organisation|forum]]**. ====== Plan d'organisation du travail ====== Les réunions d'août et septembre 2013 ont mis en évidence les soucis d'organisation de l'association et ont proposé deux outils pour y remédier : * la mise en place de //**commissions**// * la définition d'un //**planning de l'année**// ===== Les commissions ===== Les commissions sont des groupes de quelques personnes pilotées par un membre du bureau et qui ont tout au long de l'année des tâches définies à prendre en charge. Les discussions d'août et septembre ont identifié quatre commissions auxquelles il convient d'ajouter une cinquième chargée de la gestion et une sixième pour les camps gallo. Cette section définit les grandes lignes du rôle de chaque commission, les tâches particulières sont identifiées dans calendrier général. Les commissions doivent être des petits groupes dont les membre interagissent fréquemment entre eux ; chaque groupe utilisera au mieux les moyens disponibles (rencontres, téléphone, courriels, extranet) en fonction des contraintes et choix de ses participants. ==== Programmation et stages ==== === Rôle === Cette commission propose les artistes et spectacles pour la programmation des stages et des soirées ; une fois la programmation validée par le CA, elle prend en charge les discussions de contrat et d'organisation pratique avec les artistes et le support technique (fiches techniques des groupes notamment). === Composition === * **Animateur** : La Présidente //Carole// ? * ... ==== Gestion ==== === Rôle === Rédaction et envoi des demandes de subventions. Prise en charge de tous les mouvements d'argent de l'association et tenue des comptes notamment : * Paiement des factures, * Feuilles de paie et cachet des artistes et enseignants * Encaissement des cotisations des stagiaires * Gestion des adhérents === Composition === * **Animateur** : Le Trésorier //Fernand// ? * ... ==== Communication ==== === Rôle === Coordonne la communication autour des Gallèses sous toutes ses formes : papier (plaquettes, flyers, affiches), media (journaux, radio, télévision) et web. Ce groupe doit produire rapidement (avant janvier :-o) un document de référence (dossier de presse) à partir du quel les informations pourront être diffusés sous diverses formes. Il doit également assurer la communication durant le festival : accueil presse, journal des gallèses sur internet. === Composition === * **Animateur** : Le Secrétaire //Nicolas// ? * //Daniel// * ... ==== Intendance ==== === Rôle === Tout ce qui concerne l'intendance durant le festival : coordination de la cuisine et de l'équipe de bénévoles, organisation des apéritifs et des repas, gestion des tables et des chapiteaux ... Mais aussi anticipation des problèmes durant l'année (utilisation de verres recyclables, consommation de plus de produits locaux par exemple) === Composition === * **Animateur** : A définir * ... ==== Logistique des soirées ==== === Rôle === Prévision et organisation des soirées de spectacle en liaison avec les associations partenaires et les sonorisateurs ; gestion des bénévoles ponctuels de ces soirées. === Composition === * **Animateur** : A définir * ... ==== Camps gallo ==== === Rôle === Cette commission doit, en tout premier leu et en liaison avec l'équipe d'encadrement des camps, réfléchir aux objectifs des camps et à leur meilleure intégration dans le festival ... et : * participer au recrutement de l'équipe, * être présent dans la semaine pour répondre aux demandes et recueillir des informations pour le Journal des Gallèses, * coordonner la communication dans les écoles de Haute-Bretagne, * assister aux réunions relatives aux loisirs bilingues. === Composition === * **Animateur** : //Chantal ?// * ... ===== Planning de l'année ===== {| class="wikitable" style="margin: 1em auto; width: 90%;" |- !style="width: 20%;"| Date !style="width: 60%;"| Tâche !style="width: 20%;"| Qui fait ? |- | Début septembre | Bilan du festival précédent\\ Organisation des soirées\\ Organisation des stages | CA + enseignants |- | rowspan="3" | Septembre - octobre | Choix stages et enseignants\\ Choix spectacles | Programme et stages |- | Consolider le bilan financier du précédent festival | Gestion |- | Compléter l'archive de presse\\ Statistiques de visite du site\\ diffusion des documents et des photos | Communication |- | Début novembre | Présentation du bilan financier\\ Validation des stages et du programme\\ Validation de calendrier de l'année | CA |- | rowspan="3" | Novembre décembre | Etablissement des contrats et conventions avec les artistes et enseignants\\ Collecte des fiches techniques, dossiers de presse et contrainte de salles //(transmises au plus vite aux commissions communication et logistique)// | Programme et stages |- | Rédaction et envoi des demandes de subventions | Gestion |- | Mise à jour du site web\\ Edition d'un flyer de préannonce //(fin novembre si possible)//\\ Rédaction du dossier de presse du Festival\\ Elaboration plaquette et affiche stages\\ Elaboration plan de communication | Communication |- | rowspan="2" | Début janvier | Validation plaquette et affiche | CA //en consultation par courriel// |- | Appel aux cotisations | Gestion |- | Janvier | Tirage des plaquettes et affiches stages\\ Elaboration flyers et affiches spectacles\\ Finalisation du plan de communication\\ Article //« Vous y serez »// pour Trad Mag. | Communication |- | Fin janvier / début février | Bilan\\ approbations rapports moral et financier\\ Présentation du futur festival | Assemblée générale |- | rowspan="2" | Février / mars | Tirage des plaquettes et affiches spectacles\\ Diffusion information stages\\ Annonces Tamm Kreiz et Trad Mag\\ Ouverture des inscriptions sur internet | Communication |- | Diffusion d'information sur les camps gallo\\ Recrutement des animateurs | Camps Galo |- | Fin mars / début avril | Présentation du Festival à Plumieux et La Chèze, appel aux bénévoles locaux | CA |- | rowspan="4" | avril / mai / juin | Gestion des inscriptions\\ diffusion dans les média locaux (radios, télé, journaux) | Gestion |- | Constitution de l'équipe de bénévoles cuisine\\ Préparation des commandes\\ élaboration règles de vie bénévoles | Intendance |- | Recensement des salles et des besoins (stages et spectacles)\\ Organisation du fléchage, panneaux génériques | Logistique |- | Information sur les camps\\ Préparation matérielle | Camps galo |- | courant mai | Validation organisation matérielle du Festival | CA |- | ... | ... //à compléter// | ... |- | 6 au 14 juillet | Festival -- //planning spécifique à prévoir// | //Tous// |}