//[[https://u.pcloud.link/publink/show?code=XZ32GpXZ95oJgnb0Q3ugEe1DOebHQk85c500|Version PDF]]// ====== Organisation des tâches bénévoles ====== ===== Tâches du bureau ===== * **Gestion administrative et comptable** (en liaison avec le CAC-Sud) * **Demandes de subventions** (en liaison avec le CAC-Sud) : identifier les pourvoyeurs, réunir les pièces nécessaires et suivre les dossiers. * **Communication avec les collectivités** et administrations de tutelle * **Relations avec les associations partenaires** : établissements de conventions, représentation dans les CA des partenaires (CAC-Sud22, UBAPAR, Institut du Galo, BCD, Radios, …) ===== Commission « Langue gallèse – création artistique » ===== Le soutien a la langue de Haute-Bretagne a été la motivation principale de création du festival en 1979 et cet axe doit rester central. Cette commission transversale a pour mission de coordonner tous les aspects de ce soutien au sein de l’association : * utilisation du gallo dans la communication, la signalétique et la vie de tous les jours ; * mise en place de partenariats avec les autres associations gallésantes ; * définition de la politique pédagogique autour du gallo : langue, conte, chant, théâtre, camps bilingues …. * aide à la création artistique autour du gallo //Voir la [[..:..:commissions:galo:fr_com|feuille de route complète]]// ===== Tâches des commissions ===== ==== Gestion du bénévolat ==== * **Recruter et organiser les bénévoles //« permanents »//** * **Faciliter la communication entre les bénévoles** (site privé) * **Organisation du bénévolat du festival** : définition des besoins et fiches de postes * **Gérer la campagne de recrutement des bénévoles //« festival »//** * **Suivre et coordonner le travail des bénévoles** durant le festival * **Organiser la fête des bénévoles** à l'automne //Voir la [[..:..:commissions:benev:fr_com|feuille de route complète]]// ==== Gestion des outils informatiques ==== * **Maintenir et faire évoluer l’infrastructure informatique et internet** de l’association : hébergement, sites web, cloud, applications * **Suivre le matériel informatique** de l’association * **Point web durant le festival** : installation et suivi technique sur la durée du festival. //Voir la [[..:..:commissions:info:fr_com|feuille de route complète]]// ==== Programmation ==== Avec deux sous-groupes : === Programmation des stages === * **Choisir les stages** (nombre, nature) et les enseignants * **Suivre les contrats** des enseignants en liaison avec le CAC-Sud 22 * **Suivre les inscriptions en stages** en liaison avec le CAC-Sud 22 * **Distribuer et préparer les salles** de stages ... et contrôle en fin de festival === Programmation des spectacles === * **Etablir un règlement intérieur** (précisant notamment les délais de réponse aux différentes phases) * **Choisir et contacter des groupes** * **Etablir les contrats et fiches techniques** correspondant à nos possibilités techniques et financières * **Suivre des retours de contrats** en liaison avec le CAC-Sud 22 * **Accueillir et payer les groupes** durant le festival * Gérer les relations avec les **associations partenaires** qui proposent des activités durant le festival //Voir la [[..:..:commissions:prog:fr_com|feuille de route complète]]// ==== La communication ==== * **Préparer les supports de communication** : communiqués de presse bilingues, affiches, dépliants en liaison avec Orignal Com * **Mettre à jour le site internet** et communiquer sur les **réseaux sociaux** * **Communiquer avec les médias** : presse écrite, radios, voire télévision * **Diffuser les informations** au plus près du local : associations, écoles de musique * **Etre présents sur les festivals amis** : organisation des tenues de stands et des Beûs Promenou //Voir la [[..:..:commissions:comm:fr_com|feuille de route complète]]// ==== L’hébergement ==== des bénévoles, des enseignants, des groupes et des festivaliers * **Trouver des lieux d’hébergements** chez l’habitant, pour 60 personnes sur Concoret et les communes alentours * **Négocier des accords** avec les structures d'hébergement alentour * **Suivre les hébergements durant le festival** : accompagner les personnes chez leur hébergeur, régler les problèmes qui peuvent se poser //Voir la [[..:..:commissions:heberg:fr_com|feuille de route complète]]// ==== Camp-galo et CVL ==== Cette activité se fait en partenariat avec l'UBAPAR * **Gérer les déclarations administratives** en liaison avec le CAC-Sud 22 et l'UBAPAR * **Recruter le personnel** nécessaire aux camps * **Etablir et suivre les contrats de travail** en liaison avec le CAC-Sud 22 décider des salaires (augmentation à prévoir surtout pour le camp gallo) * **Réunir les équipes** avant le festival * **Prévoir les besoins matériels** de l’équipe et fournir le nécessaire. //Voir la [[..:..:commissions:cvl_camps:fr_com|feuille de route complète]]// ==== Restauration et buvettes ==== //Section très vague car très dépendante des choix d'organisation qui seront pris.// * Faire les **choix d'organisation** de la restauration et des buvettes (sous-traitance, partenariats, ...) * Prévoir les **locations éventuelles de matériel** de cuisine ou vaisselle * **Commandes éventuelles de boissons et nourriture** pour le festival //Voir la [[..:..:commissions:restau:fr_com|feuille de route complète]]// ==== Logistique du festival ==== * **Inventorier et maintenir le matériel** propre de l'association : tentes, matériel scénique, décoration, matériel de cuisine, ... * Prévoir les installations nécessaires à faire en amont pour les **spectacles** * Prévoir les installations nécessaires pour améliorer l’accueil dans les **salles de stage** * **Gérer les locations de matériel** nécessaires * Prévoir et mettre en place la **décoration festive** //Voir la [[..:..:commissions:logist:fr_com|feuille de route complète]]// ===== Correspondants locaux ===== Ces dernières années, plusieurs stagiaires s'étaient inscrits pour diffuser l'information des Galèzes autour d'eux ; cette tâche nous semble essentielle car nous savons que le bouche à oreilles est notre meilleur agent publicitaire et nous souhaitons l'organiser mieux en définissant des postes de **« Correspondants locaux »** qui feront partie de la Commission Communication de l'association. Quelles seront les missions de ces correspondants locaux ? * contribuer à l'élaboration des documents de communication du festival (affiches, dépliants, dossiers de presse), au moins par une relecture et critique constructive ; * entretenir des contacts avec les associations, écoles de musique, ... susceptibles d'envoyer des stagiaires ou du public aux spectacles ; * si l'environnement s'y prête, organiser à différents moments de l'année des **Beûs Promenou** (voir https://assembllees-galezes.bzh/activites/beu_promenou) ; * et, éventuellement, pour ceux que ça branche, contribuer à l'animation sur les réseaux sociaux en participant à la page Facebook ou animant pourquoi pas un compte instagram ou autre orienté vers les jeunes. Toutes ces activités ne supposent pas de présence physique à des réunions ; tous les échanges seront gérés via internet ou des conférences virtuelles.