Fiche de poste de la coordination des bénévoles festival
Le rôle et les missions du/de la responsable
Durant le festival, l'association a recours à 30 à 50 bénévoles ponctuels qui peuvent s'investir sur la la semaine ou sur quelques créneaux horaires. Plusieurs stagiaires participent à ces actions de bénévolat.
Le/la responsable de ce poste a les missions suivantes :
- choisir et installer avec le responsable informatique l'application de gestion des bénévoles ;
- identifier les ateliers de bénévolat et, en discussion avec leurs responsables, les tâches et besoins de ces ateliers ;
- paramétrer l'application de gestion des bénévoles ;
- lancer les appels à bénévoles et suivre leur inscription avant le festival ;
- établir les tableaux de service avant le festival ;
- veiller au bon fonctionnement des équipes durant le festival ;
- faire le bilan des activités en fin de festival et établir le tableau des remboursements de repas pour les bénévoles stagiaires.
Calendrier des tâches
L'activité de l'association a une période de creux au mois d'août après le festival et la préparation du festival suivant démarre en septembre ; il est donc judicieux de faire partir ce calendrier à cette période.
Les temps d'occupation sont exprimés en heures sur la période.
| Période | Tâches | Temps passé |
|---|---|---|
| Fin août | Rédiger le bilan des bénévoles | 8h |
| Septembre | – | 0h |
| Octobre | – | 0h |
| Novembre | – | 0h |
| Décembre | Prévoir mise à jour du logiciel de gestion des bénévoles | 20h |
| Janvier | Revue finale logiciel de gestion des bénévoles | 10h |
| Février | Etablissement des feuilles de routes des équipes bénévoles | 30h |
| Mars | Ouverture et suivi des inscriptions des bénévoles | 8h |
| Avril | Suivi des inscriptions des bénévoles | 8h |
| Mai | Suivi des inscriptions des bénévoles Commande des chèques déjeuner/culture | 8h |
| Juin | Suivi des inscriptions des bénévoles Préparation des tableaux de service | 12h |
| Juillet | Impression et affichage des tableaux de service Suivi durant le festival Recensement final des heures bénévoles remboursement des repas aux bénévoles stagiaires | 40h |
| TOTAUX | 144h 1,12 mh |
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Choix d'organisation générale
A conpléter